Prepravné objednávky. Z e-mailu rovno preprava.
Klienti objednávajú prepravu e-mailom, každý po svojom: pár riadkov v tele správy, tabuľka v prílohe, preposlaná objednávka ich zákazníka, raz po slovensky, inokedy po nemecky či poľsky. Dispečer to číta, dopisuje a prepisuje do systému. Agent z toho vytiahne, čo treba, založí prepravu a o chýbajúce údaje požiada klienta. Dispečer sa venuje dopravcom a výnimkám.
Čo agent robí, krok za krokom.
-
1
Prečíta požiadavku
Z tela e-mailu aj prílohy, v jazyku klienta. Rozumie skratkám z praxe, ako sú palety, plachta, výmena paliet či ADR.
-
2
Vytiahne údaje
Miesto a čas nakládky a vykládky, tovar, počet paliet, hmotnosť, rozmery, referencie klienta aj požiadavky na vozidlo.
-
3
Vypýta si, čo chýba
Keď chýba PSČ, časové okno či hmotnosť, napíše klientovi krátku otázku. Nič nedomýšľa.
-
4
Založí prepravu
Objednávku zapíše do vášho systému, klientovi potvrdí prijatie a dispečerovi ju pripraví na pridelenie dopravcovi.
Čo príde a čo s tým agent urobí.
E-mail od klienta
Od: [email protected] · Štvrtok, 14:05 · Predmet: preprava pondelok
Ahoj, potrebujeme v pondelok naložiť u nás v Senci, ráno od 7:00. 18 EUR paliet, cca 9 t, stohovať sa nedá. Vykládka Linz, sklad nášho zákazníka, adresa ako minule. Musí to tam byť v utorok do 12:00, inak nás pokutujú. Palety výmenou. Vďaka, Tomáš
Čo urobí agent
- 1 Nakládku doplní z adresy klienta v Senci. Adresu vykládky „ako minule“ nájde v poslednej preprave do Linzu.
- 2 Z 18 nestohovateľných paliet a 9 t určí, že ide o čiastočnú nakládku s požiadavkou na výmenu paliet.
- 3 Pevný termín vykládky v utorok do 12:00 označí ako rizikový, aby ho dispečer videl hneď.
- 4 Pri vykládke chýba číslo objednávky zákazníka, ktoré sklad v Linzi zvykne vyžadovať. Opýta sa naň Tomáša.
- 5 Prepravu založí v systéme a výber dopravcu aj cenu nechá dispečerovi.
Preprava je v systéme, klient má potvrdenie a jednu otázku. Dispečer vidí zákazku s vyznačeným termínom a rieši už len dopravcu.
Ilustračný príklad. Mená, firmy a čísla sú vymyslené.
Čo sa vo firme zmení.
Dispečer neprepisuje
Zákazka je v systéme skôr, než ju dispečer stihne otvoriť. Jeho čas ide na dopravcov a zmeny.
Chýbajúci údaj sa ukáže hneď
Chýbajúce PSČ či referencia pre sklad sa vypýtajú pri objednávke, nie keď vodič stojí pred bránou.
V jazyku klienta
Požiadavky po slovensky, česky, nemecky, poľsky či anglicky spracuje rovnako a klientovi odpovie jeho jazykom.
Komu sa oplatí
- Špedície, ktorým denne chodia desiatky objednávok e-mailom.
- Dopravcovia s vlastným dispečingom a stálymi klientmi.
- Firmy so zahraničnými klientmi, ktorí píšu v rôznych jazykoch.
- Logistické oddelenia výrobcov, ktoré objednávajú prepravy pre seba.
Čo od vás potrebujeme
- Prístup do schránky, kam klienti posielajú objednávky.
- Prístup do vášho TMS alebo dispečerského systému, aspoň cez import.
- Vzorku minulých objednávok aj s tým, ako ste ich zapísali.
- Pravidlá: čo agent smie potvrdiť sám a čo ide vždy dispečerovi.
Z toho postavíme prototyp na vašich dátach do 48 hodín.
Kde rozhoduje človek
- Výber dopravcu a cenu prepravy určuje dispečer.
- Prepravu nebezpečného tovaru podľa ADR vždy posúdi človek.
- Zmenu termínu, reklamáciu či sťažnosť klienta rieši dispečer.
Hranice nastavujete vy. Každý krok agenta sa zaznamenáva, takže sa dá spätne dohľadať.
S čím pracuje
- Outlook Gmail
- Dispečing
- Váš TMS alebo dispečerský systém Excel / Google Sheets
- Burzy prepráv
- TIMOCOM Trans.eu
Používate niečo iné? Napojíme aj to, cez rozhranie, export alebo priamo databázu. Viac o konektoroch nájdete v automatizáciách.
Na čo sa pýtate
Ďalší agenti z tejto oblasti
AML kontroly
Preverenie klientov a transakcií voči sankčným zoznamom a pravidlám, s úplným záznamom pre audit.
Pozrieť agenta →Príprava CNC programov
Z výkresu navrhne program, skontroluje ho a upozorní na kolízie. Technológ schvaľuje, nezačína od nuly.
Pozrieť agenta →Dopyty v automotive
Spracuje dopyt odberateľa, pripraví kalkuláciu a sleduje zákazku až po dodanie.
Pozrieť agenta →Chcete tohto agenta u seba?
Napíšte, s čím pracujete a čo vás zdržiava. Ozveme sa s návrhom, ako by agent fungoval u vás, a s cenou.
- Ozveme sa do 24 h, ponuka do 48 h
- Prototyp zdarma pri vybraných projektoch
- Bez viazanosti a bez spamovania