Zber dokladov od klientov. Pred uzávierkou viete, čo chýba.
Každý klient posiela doklady inak: fotky z mobilu, preposlané e-maily, jedno PDF s desiatimi bločkami, výpis až po urgencii. Kancelária potom pred termínom telefonuje a zisťuje, čo ešte chýba. Agent pozná, čo ktorý klient mesačne zvykne posielať, pripomenie mu presne to, roztriedi, čo príde, a pred uzávierkou ukáže, čo pri kom chýba.
Čo agent robí, krok za krokom.
-
1
Pripomenie
Pred uzávierkou pošle klientovi pripomienku s tým, čo od neho konkrétne čakáte. Nie všeobecný oznam pre všetkých.
-
2
Roztriedi doklady
Z e-mailu, WhatsAppu či zdieľaného priečinka rozlíši prijaté a vydané faktúry, bločky, výpisy aj mzdové podklady a priradí ich ku klientovi a obdobiu.
-
3
Porozumie odpovedi
Z vety „výpis pošlem v pondelok“ či „tento mesiac sme nič nepredali“ pochopí, čo sa zmenilo, a zapíše to k zoznamu.
-
4
Ukáže, čo chýba
Pri každom klientovi porovná prijaté doklady s tým, čo zvykne mávať. Účtovníčka vidí, koho má ešte požiadať a o čo.
Čo príde a čo s tým agent urobí.
E-mail od klienta kancelárie
Od: [email protected] · Utorok, 21:37 · 4 prílohy
Dobrý večer, posielam veci za september. Sú tam bločky z tankovania a faktúra za drevo. Výpis z banky ešte nemám, pošlem koncom týždňa. A ten leasing na dodávku sme v auguste splatili, takže už nič nepríde. Peter Prílohy: IMG_4412.jpg, IMG_4413.jpg, scan0091.pdf, faktura_drevo.pdf
Čo urobí agent
- 1 Vo fotkách a skene rozozná šesť bločkov z tankovania a jednu faktúru za drevo a zaradí ich k septembru.
- 2 Zistí, že scan0091.pdf nie je bloček, ale vydaná faktúra pre odberateľa, a zaradí ju medzi vydané.
- 3 Pri výpise zapíše, že príde koncom týždňa, a v piatok ho pripomenie, ak nepríde.
- 4 Splatený leasing zo zoznamu sám nevymaže. Pošle to účtovníčke na potvrdenie.
- 5 Upozorní, že v septembri chýba faktúra za nájom dielne, ktorá chodí každý mesiac.
Účtovníčka vidí pri stolárstve, čo za september prišlo a čo ešte chýba: výpis a nájom. Doklady sú roztriedené a čakajú na zaúčtovanie.
Ilustračný príklad. Mená, firmy a čísla sú vymyslené.
Čo sa vo firme zmení.
Úplné podklady pred termínom
Chýbajúci doklad sa ukáže, kým je čas si ho vypýtať, nie v deň uzávierky.
Menej urgencií
Klient dostane pripomienku s tým, čo naozaj má poslať. Kancelária netelefonuje každému zvlášť.
Poriadok v doručených
Doklady sú pri správnom klientovi a období, aj keď prišli ako fotka bez popisu.
Komu sa oplatí
- Účtovné kancelárie s desiatkami klientov a mesačnou uzávierkou.
- Kancelárie, ktorých klienti posielajú doklady každý inak a neskoro.
- Samostatní účtovníci, ktorí popri účtovaní naháňajú podklady.
- Firmy s vlastnou účtovníčkou, ktorá zbiera doklady od pobočiek či technikov.
Čo od vás potrebujeme
- Zoznam klientov a čo od nich pravidelne čakáte.
- Prístup do schránky, priečinkov či kanálov, kam klienti doklady posielajú.
- Vaše termíny uzávierok a ako dnes klientom pripomínate.
- Doklady od niekoľkých klientov za pár mesiacov na odskúšanie.
Z toho postavíme prototyp na vašich dátach do 48 hodín.
Kde rozhoduje človek
- Zmenu v tom, čo klient pravidelne posiela, potvrdí účtovníčka.
- Ako často a akým tónom agent pripomína, určí kancelária pre každého klienta.
- Zaúčtovanie a posúdenie dokladu zostáva na účtovníčke.
Hranice nastavujete vy. Každý krok agenta sa zaznamenáva, takže sa dá spätne dohľadať.
S čím pracuje
- Kanály klientov
- Gmail Outlook WhatsApp Google Drive OneDrive
- Účtovníctvo
- Pohoda Money Omega (KROS) Excel
Používate niečo iné? Napojíme aj to, cez rozhranie, export alebo priamo databázu. Viac o konektoroch nájdete v automatizáciách.
Na čo sa pýtate
Ďalší agenti z tejto oblasti
AML kontroly
Preverenie klientov a transakcií voči sankčným zoznamom a pravidlám, s úplným záznamom pre audit.
Pozrieť agenta →Príprava CNC programov
Z výkresu navrhne program, skontroluje ho a upozorní na kolízie. Technológ schvaľuje, nezačína od nuly.
Pozrieť agenta →Dopyty v automotive
Spracuje dopyt odberateľa, pripraví kalkuláciu a sleduje zákazku až po dodanie.
Pozrieť agenta →Chcete tohto agenta u seba?
Napíšte, s čím pracujete a čo vás zdržiava. Ozveme sa s návrhom, ako by agent fungoval u vás, a s cenou.
- Ozveme sa do 24 h, ponuka do 48 h
- Prototyp zdarma pri vybraných projektoch
- Bez viazanosti a bez spamovania