Faktúry do účtovníctva. Doklad príde, agent ho zapíše.
Prijaté faktúry chodia e-mailom v PDF, ako sken aj ako fotka z mobilu. Agent ich vyzbiera, prečíta, porovná s objednávkou a dodávateľom a pripraví na zaúčtovanie. Účtovníčka nekontroluje každý riadok, len to, čo jej agent označí.
Čo agent robí, krok za krokom.
-
1
Vyzbiera doklady
Sleduje schránku na faktúry, zdieľaný priečinok aj fotky z mobilu. Nikto nič nepreposiela ručne.
-
2
Prečíta ich
Vytiahne dodávateľa, IČO, sumy, DPH, splatnosť aj položky. Rozlíši zálohovú faktúru, dobropis aj ostrú faktúru.
-
3
Skontroluje
Porovná sumy s objednávkou či dodacím listom a upozorní na duplicitu alebo na zmenené číslo účtu dodávateľa.
-
4
Zapíše
Doklad založí do účtovníctva s predkontáciou podľa vašich pravidiel a priloží k nemu originál.
Čo príde a čo s tým agent urobí.
Faktúra v prílohe e-mailu
Od: [email protected] · faktura-2026-0412.pdf
Dodávateľ: Papiernictvo Vzor s. r. o., IČO 12 345 678 Faktúra č. 2026-0412, splatná 14. 10. 2026 Toner HP 305A – 4 ks ........ 236,00 € Papier A4, 80 g – 10 bal. .... 42,50 € Spolu s DPH 23 %: 342,56 € IBAN: SK12 1100 0000 0029 4512 3456
Čo urobí agent
- 1 Podľa IČO spozná dodávateľa a nájde ho vo vašom adresári.
- 2 Spáruje faktúru s objednávkou kancelárskych potrieb z 2. októbra.
- 3 Overí, že IBAN je ten istý, na ktorý ste dodávateľovi platili doteraz.
- 4 Položky predkontuje na spotrebu materiálu podľa vašich pravidiel.
- 5 Doklad zapíše do Pohody a priloží k nemu PDF.
Faktúra čaká v Pohode na úhradu. Keby sa IBAN líšil, agent by ju zastavil a dal vedieť účtovníčke.
Ilustračný príklad. Mená, firmy a čísla sú vymyslené.
Čo sa vo firme zmení.
Bez prepisovania
Údaje z dokladu nikto neopisuje, takže odpadajú preklepy v sumách a variabilných symboloch.
Podozrivá faktúra sa zastaví
Neznámy dodávateľ, nový účet na platbu či faktúra poslaná dvakrát sa ukážu pred úhradou, nie po nej.
Uzávierka bez naháňania
Doklady sú v systéme priebežne, nie v kope na konci mesiaca.
Komu sa oplatí
- Firmy, ktorým mesačne prídu desiatky až stovky prijatých faktúr.
- Účtovné kancelárie, ktoré spracúvajú doklady za viac klientov.
- Firmy s pobočkami či technikmi, ktorí posielajú bločky z terénu.
- Každý, komu uzávierka stojí na tom, kto kedy doniesol doklady.
Čo od vás potrebujeme
- Prístup do schránky alebo priečinka, kam faktúry chodia.
- Prístup do účtovníctva, prípadne aspoň import dokladov.
- Vaše pravidlá predkontácie. Stačí ich ukázať na minulých dokladoch.
- Pár desiatok starších faktúr na odskúšanie.
Z toho postavíme prototyp na vašich dátach do 48 hodín.
Kde rozhoduje človek
- Doklady nad sumu, ktorú určíte, čakajú na schválenie.
- Nového dodávateľa, ktorého agent ešte nepozná, potvrdí človek.
- Úhradu agent len pripraví. Odoslať ju musí človek.
Hranice nastavujete vy. Každý krok agenta sa zaznamenáva, takže sa dá spätne dohľadať.
S čím pracuje
- Účtovníctvo a ERP
- Pohoda ABRA K2 SAP Money
- E-mail a úložiská
- Gmail Outlook Google Drive SharePoint
Používate niečo iné? Napojíme aj to, cez rozhranie, export alebo priamo databázu. Viac o konektoroch nájdete v automatizáciách.
Na čo sa pýtate
Ďalší agenti z tejto oblasti
Párovanie platieb a upomienky
Spáruje platby z banky s faktúrami a po splatnosti sám pošle zdvorilú upomienku. Vy riešite len sporné prípady.
Pozrieť agenta →Pondelkový prehľad
Tržby, marže, cash-flow a odchýlky z vášho ERP zhrnuté do jednej správy. Každý pondelok ráno v e-maile.
Pozrieť agenta →Zmluvy a dokumenty
Nájde zmluvu podľa toho, čo v nej je, nie podľa názvu súboru. Stráži lehoty, výpovedné doby a predĺženia.
Pozrieť agenta →Chcete tohto agenta u seba?
Napíšte, s čím pracujete a čo vás zdržiava. Ozveme sa s návrhom, ako by agent fungoval u vás, a s cenou.
- Ozveme sa do 24 h, ponuka do 48 h
- Prototyp zdarma pri vybraných projektoch
- Bez viazanosti a bez spamovania