Triedenie e-mailov. Schránka, ktorá sa triedi sama.
Do spoločnej schránky chodí všetko naraz: dopyty, faktúry, otázky zákazníkov, ponuky dodávateľov aj reklama. Niekto to musí každé ráno prejsť, rozposlať a na polovicu odpovedať stále tými istými vetami. Agent poštu roztriedi, rutinu pripraví na odoslanie a vám nechá len to, pri čom treba rozhodnúť.
Čo agent robí, krok za krokom.
-
1
Prečíta poštu
Sleduje spoločnú schránku, napríklad info@ alebo obchod@, a číta aj prílohy. Nič sa nestratí pod hromadou.
-
2
Roztriedi ju
Rozozná dopyt, objednávku, faktúru, sťažnosť či reklamu a označí, čo je súrne. Kategórie určujete vy.
-
3
Pripraví odpoveď
Na opakujúce sa otázky napíše koncept odpovede z vašich podkladov a vo vašom tóne. Odoslať ho môže kolega jedným klikom.
-
4
Pošle správnemu človeku
E-mail presunie tomu, komu patrí, aj s krátkym zhrnutím. Kto sa k nemu dostane, hneď vie, o čo ide.
Čo príde a čo s tým agent urobí.
Ranná pošta v schránke info@
Pondelok, 7:30 · 4 nové e-maily
1. Od: [email protected] – „Dobrý deň, aké máte otváracie hodiny cez sviatky?“ 2. Od: [email protected] – Faktúra č. 2026-311 v prílohe 3. Od: [email protected] – „Tretí týždeň čakám na opravu, už ma to naozaj hnevá.“ 4. Od: [email protected] – „Jesenné zľavy na kancelársky nábytok“
Čo urobí agent
- 1 Otázku na otváracie hodiny spozná ako rutinu a pripraví odpoveď podľa sviatočného rozpisu.
- 2 Faktúru presunie do priečinka pre účtovníctvo.
- 3 Jozefov e-mail označí ako sťažnosť a nič naň neodpovie. Pošle ho vedúcemu servisu aj so zhrnutím doterajšej komunikácie.
- 4 Reklamu presunie mimo hlavnej schránky.
V schránke zostal jeden e-mail, ktorý potrebuje človeka, a jeden koncept odpovede na odklik.
Ilustračný príklad. Mená, firmy a čísla sú vymyslené.
Čo sa vo firme zmení.
Ráno bez prehrabávania
Nikto nemusí každý deň prechádzať celú schránku, aby zistil, čo je dôležité.
Súrne sa nestratí
Sťažnosť či naliehavý dopyt sa ukáže hneď, nie po obede medzi reklamou.
Rovnaké odpovede
Na rovnakú otázku dostane každý rovnakú a správnu odpoveď, nech je v službe ktokoľvek.
Komu sa oplatí
- Firmy so spoločnou schránkou, ktorú číta viac ľudí.
- Malé firmy, kde poštu rieši majiteľ alebo jedna asistentka.
- Tímy, ktorým sa dookola opakujú tie isté otázky.
- Firmy, kde sa e-mail občas stratí, lebo nikto nevedel, že je jeho.
Čo od vás potrebujeme
- Prístup do schránky alebo schránok, ktoré má agent triediť.
- Kategórie pošty a kto má ktorú na starosti.
- Podklady na odpovede: časté otázky, cenník, podmienky.
- Vzorku staršej pošty na odskúšanie.
Z toho postavíme prototyp na vašich dátach do 48 hodín.
Kde rozhoduje človek
- Sťažnosť či nahnevaného zákazníka rieši vždy človek.
- Odpoveď, ktorá niečo sľubuje, napríklad cenu či termín, odošle kolega.
- Ktoré odpovede smie agent posielať sám, určujete vy.
Hranice nastavujete vy. Každý krok agenta sa zaznamenáva, takže sa dá spätne dohľadať.
S čím pracuje
- Gmail Outlook Microsoft 365
- CRM a tímy
- Pipedrive HubSpot Microsoft Dynamics Teams
Používate niečo iné? Napojíme aj to, cez rozhranie, export alebo priamo databázu. Viac o konektoroch nájdete v automatizáciách.
Na čo sa pýtate
Ďalší agenti z tejto oblasti
Zákaznícka podpora
Chat na webe napojený na objednávky a znalostnú bázu. Kde je balík či ako reklamovať vyrieši sám, zvyšok odovzdá kolegom.
Pozrieť agenta →Telefonická recepcia
Hovor zdvihne vždy, odpovie na bežné otázky, prepojí alebo zapíše odkaz. Žiadny zmeškaný hovor.
Pozrieť agenta →Hlasové ovládanie systému
Technik v teréne či skladník nadiktuje, čo urobil, a agent to zapíše do ERP. Bez klávesnice.
Pozrieť agenta →Chcete tohto agenta u seba?
Napíšte, s čím pracujete a čo vás zdržiava. Ozveme sa s návrhom, ako by agent fungoval u vás, a s cenou.
- Ozveme sa do 24 h, ponuka do 48 h
- Prototyp zdarma pri vybraných projektoch
- Bez viazanosti a bez spamovania