Zápisy z porád. Porada skončí, zápis je hotový.
Po porade si každý pamätá niečo iné a zápis napíše ten, kto na to má čas, čiže často nikto. Agent z online porady pripraví stručný zápis: čo sa rozhodlo, kto čo urobí a dokedy. Účastníkom ho pošle ešte v ten deň a úlohy môže zapísať tam, kde ich tím sleduje.
Čo agent robí, krok za krokom.
-
1
Zúčastní sa porady
Pripojí sa na poradu v Teams, Meet či Zoome, na ktorú ho pozvete, alebo spracuje záznam, ktorý už máte.
-
2
Pripraví zápis
Nie doslovný prepis, ale zhrnutie: témy, rozhodnutia, otvorené otázky. V slovenčine, aj keď sa hovorilo po česky.
-
3
Rozdelí úlohy
Z rozhovoru vytiahne, kto sa k čomu zaviazal a dokedy. Keď termín nezaznel, uvedie to.
-
4
Pošle sumár
Zápis pošle účastníkom a úlohy zapíše do nástroja, ktorý používate. Pred odoslaním ho môže schváliť ten, kto poradu viedol.
Čo príde a čo s tým agent urobí.
Prepis porady v Teams
Porada vedenia · štvrtok 10:00 · 4 účastníci
Martina: Tak k veľtrhu v Brne. Stánok je potvrdený, treba vyriešiť grafiku. Tomáš: Grafiku pošlem agentúre, len mi niekto musí dať nové ceny. Martina: Ceny ti dám do piatku. Jozef: A kto ide? Ja môžem len prvé dva dni. Martina: Dobre, to doriešime budúci týždeň. Ešte katalóg – tlačíme ho? Tomáš: Myslím, že áno, ale neviem, koľko kusov.
Čo urobí agent
- 1 Zhrnie tému: stánok na veľtrhu je potvrdený, chýba grafika a katalóg.
- 2 Zapíše úlohy: Martina pošle ceny do piatku, Tomáš potom grafiku agentúre.
- 3 Pri Tomášovej úlohe uvedie, že termín nezaznel.
- 4 Obsadenie stánku a náklad katalógu označí ako otvorené otázky.
- 5 Zápis pošle najprv Martine na schválenie, potom všetkým účastníkom.
Po porade majú všetci rovnaký zápis a každý vie, čo má urobiť. Nič z toho sa nestratilo v poznámkach.
Ilustračný príklad. Mená, firmy a čísla sú vymyslené.
Čo sa vo firme zmení.
Všetci sa venujú porade
Nikto nepíše poznámky, a tak sa môže naplno zapojiť do rozhovoru.
Úlohy sa nestratia
Čo si kto na porade vzal, je napísané s menom a termínom. Nič nezostane len v hlave.
Dá sa dohľadať
O mesiac zistíte, na čom ste sa dohodli, bez toho, aby ste pozerali hodinový záznam.
Komu sa oplatí
- Vedenie firmy s pravidelnými týždennými poradami.
- Projektové tímy, ktoré sa stretávajú online s klientom.
- Obchodníci, ktorí po stretnutí posielajú klientovi zhrnutie.
- Firmy, kde sa porady opakujú, lebo sa nevie, čo sa dohodlo.
Čo od vás potrebujeme
- Prístup k Teams, Meet či Zoomu, alebo k záznamom porád.
- Ukážku zápisu, aký sa vám páči, alebo čo v ňom má byť.
- Kam zapisovať úlohy a kto zápis schvaľuje pred odoslaním.
Z toho postavíme prototyp na vašich dátach do 48 hodín.
Kde rozhoduje človek
- Či sa porada zaznamená, rozhodne ten, kto ju zvoláva, a účastníci to vedia.
- Zápis z citlivej porady pred odoslaním skontroluje človek.
- Čo sa na porade dohodlo, platí podľa ľudí, nie podľa zápisu.
Hranice nastavujete vy. Každý krok agenta sa zaznamenáva, takže sa dá spätne dohľadať.
S čím pracuje
- Porady
- Microsoft Teams Google Meet Zoom
- Úlohy a dokumenty
- Planner Asana Trello SharePoint Google Drive
- Outlook Gmail
Používate niečo iné? Napojíme aj to, cez rozhranie, export alebo priamo databázu. Viac o konektoroch nájdete v automatizáciách.
Na čo sa pýtate
Ďalší agenti z tejto oblasti
Faktúry do účtovníctva
Faktúry z e-mailu, skenu aj fotky prečíta, skontroluje a zapíše do účtovníctva. Rozumie kontextu dokladu, nielen znakom ako OCR.
Pozrieť agenta →Párovanie platieb a upomienky
Spáruje platby z banky s faktúrami a po splatnosti sám pošle zdvorilú upomienku. Vy riešite len sporné prípady.
Pozrieť agenta →Pondelkový prehľad
Tržby, marže, cash-flow a odchýlky z vášho ERP zhrnuté do jednej správy. Každý pondelok ráno v e-maile.
Pozrieť agenta →Chcete tohto agenta u seba?
Napíšte, s čím pracujete a čo vás zdržiava. Ozveme sa s návrhom, ako by agent fungoval u vás, a s cenou.
- Ozveme sa do 24 h, ponuka do 48 h
- Prototyp zdarma pri vybraných projektoch
- Bez viazanosti a bez spamovania